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Parents important Information
Parent Letter Emergeny Plan
August 8, 2025
Dear Parent(s)/Guardian(s):
Should an emergency or disaster situation ever arise in our area while school is in session, we want you to be aware that the school has prepared to respond effectively. In fact, public schools in New Mexico are built to meet stringent construction standards and may even be safer than many homes in the event of a disaster.
Should we have a major disaster/emergency during school hours, your student(s) will be cared for at this school. Our school has a detailed crisis plan, which has been formulated to respond to major catastrophes.
Parent/guardian cooperation is imperative during an emergency. Please adhere to the following instructions in case of emergency:
- Please do not telephone the school. Telephone lines may be needed for emergency communication. See #3 below for alternatives for communications.
- In the event of a serious emergency, students will be kept at school until they are picked up by a responsible adult who has been pre-identified on the school emergency contact card, which is required to be filled out by parents/guardians at the beginning of every school year. Please instruct your child to remain at school until you or a designee arrives. It is recommended that you consider the following criteria when you authorize another person to pick up your child at school:
- He/she is 18 years of age or older.
- He/she is usually home during the day.
- He/she could walk to school, if necessary.
- He/she is known to your child.
- He/she is both aware of and able to assume this responsibility.
- For emergency announcements, go to the school website, local media channels, and social media and the apps. In addition, information regarding day-to-day school operations will be available by calling the District Office at (575) 882-6200. If you opted into our mass notification system, you will also be notified via phone, Remind and/or e-mail as soon as possible during an emergency.
It is important that we have your correct phone number and e-mail address so that you will receive these messages. Please do not call the school or your child’s cell phone during an emergency, as phone lines will need to remain clear for emergency services.
Impress upon your children the need for them to follow the directions of any school personnel during an emergency.
During some emergencies, students may be taken to an off-campus relocation site. If this occurs, the school’s relocation and family reunification plan will be activated, which means that students will be released from the relocation site only to custodial parents/guardians or persons identified on the school emergency card. It is recommended that parents/guardians familiarize themselves with the school’s relocation and reunification plan, so that you have a better understanding of the protocols that may be utilized in this circumstance.
The decision to keep students at school will be based upon, among other factors, whether streets in the area are open and/or safe for travel. If an early release occurs, radio stations will be notified and the school/district website will post relevant information. If a natural disaster takes place during the time that students are being transported, students will be kept on the bus and the driver will ask for assistance through radio contact with the school and district personnel. Any child who is home waiting for the bus will not be picked up (if roads are impassable) and remains the responsibility of the parent/guardian. In the event a natural disaster occurs in the afternoon, the driver will make every attempt to continue delivering the students to their homes. Should road or weather conditions prevent the driver from delivering students to their homes or to school in the morning, the students will be delivered to the nearest school site, and that school will communicate with the home school to inform them of the student’s whereabouts. Parents will then be notified accordingly with instructions on how and where to pick up your student.
In case of a hazardous material release near the school, shelter-in-place procedures will be implemented to provide in-place protection from the outside elements. All students and staff will clear the fields, report to their rooms and all efforts will be made to prevent outside air from entering classrooms during the emergency. “Shelter-in-Place” signs will be placed in classroom windows or hung outside classroom doors during a drill or emergency. Students arriving at school during a shelter-in-place drill or event should report to the school office or to a previously designated area at the school, because classrooms will be inaccessible. When the dangerous incident has subsided, or the drill has ended, the all- clear signal will be given and classrooms will again be accessible.
Please discuss these matters with your children and immediate family members. Planning will help alleviate concern and confusion during emergencies.
Sincerely,
Silvia Word
Principal
Santa Teresa Elementary
8 de agosto del 2025.
Estimados padres de familia/tutores:
Si alguna vez surgiera una situación de emergencia o desastre en nuestra área mientras la escuela está en sesión, queremos que sepa que la escuela se ha preparado para responder de manera efectiva. De hecho, las escuelas públicas de Nuevo México están construidas para cumplir con estrictos estándares de construcción y pueden incluso ser más seguras que muchas casas en caso de un desastre.
Si tuviéramos un desastre o emergencia importante durante el horario escolar, su(s) estudiante(s) serían atendidos en esta escuela. Nuestra escuela tiene un plan de crisis detallado, que ha sido formulado para responder a catástrofes importantes.
La cooperación de los padres/tutores es imperativa durante una emergencia. Siga las siguientes instrucciones en caso de emergencia:
Por favor no llame por teléfono a la escuela. Es posible que se necesiten líneas telefónicas para comunicaciones de emergencia. Consulte el punto 3 a continuación para conocer alternativas de comunicación.
En caso de una emergencia grave, los estudiantes permanecerán en la escuela hasta que sean recogidos por un adulto responsable que haya sido identificado previamente en la tarjeta de contacto de emergencia de la escuela, que los padres/tutores deben completar al principio de cada año escolar. Indique a su hijo que permanezca en la escuela hasta que usted o una persona designada llegue. Se recomienda que considere los siguientes criterios cuando autorice a otra persona a recoger a su hijo en la escuela:
- Tiene 18 años o más.
- Suele estar en casa durante el día.
- Podría caminar a la escuela, si fuera necesario.
- Su hijo lo conoce.
- Él/ella es consciente y capaz de asumir esta responsabilidad.
Para anuncios de emergencia, visite el sitio web de la escuela, los canales de medios locales, las redes sociales y las aplicaciones. Además, habrá información disponible sobre las operaciones escolares diarias llamando a la Oficina del Distrito al (575) 882-6200. Si optó por nuestro sistema de notificación masiva, también se le notificará por teléfono, recordatorio y/o correo electrónico lo antes posible durante una emergencia.
Es importante que tengamos su número de teléfono y dirección de correo electrónico correctos para que pueda recibir estos mensajes. No llame a la escuela ni al teléfono celular de su hijo durante una emergencia, ya que las líneas telefónicas deberán permanecer despejadas para los servicios de emergencia.
Inculque a sus hijos la necesidad de seguir las instrucciones del personal de la escuela durante una emergencia.
Durante algunas emergencias, es posible que los estudiantes sean llevados a un sitio de reubicación fuera del campus. Si esto ocurre, se activará el plan de reubicación y reunificación familiar de la escuela, lo que significa que los estudiantes serán entregados desde el sitio de reubicación sólo a los padres/tutores con custodia o a las personas identificadas en la tarjeta de emergencia de la escuela. Se recomienda que los padres/tutores se familiaricen con el plan de reubicación y reunificación de la escuela, para que comprendan mejor los protocolos que pueden utilizarse en esta circunstancia.
La decisión de mantener a los estudiantes en la escuela se basará, entre otros factores, en sí las calles del área están abiertas y/o seguras para viajar. Si ocurre una salida temprana, se notificará a las estaciones de radio y el sitio web de la escuela/distrito publicará información relevante. Si ocurre un desastre natural durante el tiempo que los estudiantes están siendo transportados, los estudiantes permanecerán en el autobús y el conductor pedirá ayuda a través del contacto por radio con la escuela y el personal del distrito. Cualquier niño que esté en casa esperando el autobús no será recogido (si las carreteras están intransitables) y sigue siendo responsabilidad del padre/tutor. En caso de que ocurra un desastre natural en la tarde, el conductor hará todo lo posible para continuar llevando a los estudiantes a sus hogares. Si las condiciones de la carretera o del clima impiden que el conductor lleve a los estudiantes a sus hogares o a la escuela por la mañana, los estudiantes serán entregados al sitio escolar más cercano, y esa escuela se comunicará con la escuela de origen para informarles sobre el paradero del estudiante. Luego, se notificará a los padres con instrucciones sobre cómo y dónde recoger a su estudiante.
En caso de una fuga de material peligroso cerca de la escuela, se implementarán procedimientos de refugio en el lugar para brindar protección en el lugar contra los elementos externos. Todos los estudiantes y el personal limpiarán los campos, se reportarán a sus salones y se harán todos los esfuerzos posibles para evitar que el aire exterior ingrese a los salones de clases durante la emergencia. Se colocarán carteles de “Refugio en el lugar” en las ventanas del salón de clases o se colgarán afuera de las puertas del salón de clases durante un simulacro o una emergencia. Los estudiantes que lleguen a la escuela durante un simulacro o evento de refugio en el lugar deben presentarse en la oficina de la escuela o en un área previamente designada en la escuela, porque las aulas serán inaccesibles. Cuando el incidente peligroso haya disminuido o el simulacro haya terminado, se dará la señal de que todo está despejado y las aulas volverán a ser accesibles.
Por favor discuta estos asuntos con sus hijos y familiares directos. La planificación ayudará a aliviar la preocupación y la confusión durante las emergencias.
Atentamente,
Silvia Word
Principal
Santa Teresa Elementary
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